Nur einzeln, getrennt und zeitnah aufgezeichnete Kosten zählen

Ein selbstständig Tätiger will Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen. Aber wie erfüllt er seine diesbezügliche Aufzeichnungspflicht? Das hat der BFH jetzt konkretisiert.

Der BFH hat bestätigt, dass Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgaben bei Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit gemäß § 4 Abs. 7 S. 2 EStG nicht berücksichtigt werden können, wenn der Selbstständige seine Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 S. 1 EStG nicht erfüllt hat (Urteil vom 24.03.2026 – VIII R 6/24).

Ein Mann nutzte für seine freiberufliche Tätigkeit ein Arbeitszimmer im Dachgeschoss seines Eigenheims, ebenso eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Doch diese Tätigkeit war nicht profitabel: Zumindest machte der Mann in seiner Einkommensteuererklärung einen Verlust geltend, dem Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde lagen.

Bei der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Damit war der Freiberufler nicht einverstanden und klagte. Das FG indes hielt die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach für nicht berücksichtigungsfähig, da der steuerpflichtige seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe.

Einzeln, getrennt und zeitnah

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinn des § 4 Abs. 5 S.1 Nr. 6b EStG seien einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, so der BFH. Das sei Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssten einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reiche nicht aus. Nur so sei die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet.

Hier fehle es an einer solchen Aufzeichnung. Der Steuerpflichtige habe die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung genüge den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht. Das Formular habe nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.